cara membuat izin sekolah
Cara Membuat Surat Izin Sekolah: Panduan Lengkap dan Contoh Terbaik
Membuat surat izin sekolah adalah keterampilan penting bagi siswa dan orang tua. Surat izin yang ditulis dengan baik memastikan sekolah memahami alasan ketidakhadiran dan membantu siswa menghindari masalah absensi. Artikel ini akan memberikan panduan lengkap tentang cara membuat surat izin sekolah yang efektif, informatif, dan sesuai dengan standar yang berlaku.
Bagian-Bagian Penting dalam Surat Izin Sekolah
Setiap surat izin sekolah, terlepas dari alasan ketidakhadiran, harus mencakup beberapa bagian penting. Bagian-bagian ini memastikan surat tersebut lengkap, jelas, dan mudah dipahami oleh pihak sekolah.
-
Tanggal Surat: Letakkan tanggal surat di bagian paling atas, biasanya di pojok kanan atas. Format tanggal yang umum digunakan adalah tanggal, bulan, dan tahun (contoh: 27 Oktober 2023). Ini penting untuk catatan administrasi sekolah.
-
Identitas Penerima (Yth.): Tuliskan identitas penerima surat dengan jelas. Ini biasanya ditujukan kepada wali kelas atau kepala sekolah. Gunakan format yang sopan, seperti “Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas],” atau “Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah [Nama Sekolah]”. Pastikan nama penerima ditulis dengan benar untuk menghindari kesalahan penyampaian.
-
Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Assalamualaikum Wr. Wb.” (jika sekolah memiliki latar belakang agama tertentu). Salam pembuka menunjukkan rasa hormat kepada penerima surat.
-
Identitas Pengirim: Setelah salam pembuka, jelaskan identitas pengirim surat. Ini mencakup nama lengkap siswa, kelas, dan nomor induk siswa (NIS) atau nomor induk siswa nasional (NISN). Contoh: “Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: [Nama Lengkap Siswa]Kelas: [Kelas Siswa]NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa]”.
-
Maksud dan Tujuan Surat: Bagian ini adalah inti dari surat izin. Jelaskan secara ringkas dan jelas alasan ketidakhadiran siswa. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau bertele-tele. Contoh: “Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Lengkap Siswa]tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal] karena [Alasan Ketidakhadiran].”
-
Penjelasan Alasan Ketidakhadiran: Berikan penjelasan yang lebih rinci mengenai alasan ketidakhadiran. Semakin jelas penjelasannya, semakin baik. Jika siswa sakit, sebutkan gejala yang dialami. Jika ada keperluan keluarga, jelaskan secara singkat keperluan tersebut. Jika ada acara penting, sebutkan jenis acara dan tempatnya. Contoh: “Anak saya mengalami demam tinggi dan sakit kepala sejak semalam, sehingga tidak memungkinkan untuk mengikuti pelajaran dengan baik.” Atau, “Kami sekeluarga memiliki keperluan mendesak untuk menghadiri pernikahan saudara di luar kota.”
-
Durasi Izin: Sebutkan dengan jelas berapa lama siswa akan absen. Jika hanya satu hari, sebutkan tanggalnya. Jika lebih dari satu hari, sebutkan tanggal mulai dan tanggal selesai izin. Contoh: “Izin ini berlaku untuk tanggal 27 Oktober 2023.” Atau, “Izin ini berlaku mulai tanggal 27 Oktober 2023 hingga 29 Oktober 2023.”
-
Lampiran (Jika Ada): Jika ada dokumen pendukung, seperti surat keterangan dokter, sebutkan dalam surat dan lampirkan bersama surat izin. Contoh: “Bersama surat ini, saya lampirkan surat keterangan dokter sebagai bukti pendukung.”
-
Ucapan Terima Kasih: Sampaikan ucapan terima kasih kepada pihak sekolah atas perhatian dan pengertiannya. Ini menunjukkan rasa hormat dan apresiasi. Contoh: “Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”
-
Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.” (jika menggunakan salam pembuka yang sama).
-
Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali: Surat izin harus ditandatangani oleh orang tua atau wali siswa. Tuliskan nama lengkap orang tua/wali di bawah tanda tangan. Ini menunjukkan bahwa orang tua/wali bertanggung jawab atas ketidakhadiran siswa.
Contoh Surat Izin Sekolah (Sakit)
[Tanggal Surat]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas]
Kelas [Kelas Siswa]
[Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nomor: [Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
Alamat: [Alamat Lengkap]
Adalah orang tua/wali dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa]
Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Lengkap Siswa]tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari [Tanggal] karena sakit. Anak saya mengalami demam tinggi dan sakit kepala sejak semalam, sehingga tidak memungkinkan untuk mengikuti pelajaran dengan baik.
Bersama surat ini, saya lampirkan surat keterangan dokter sebagai bukti pendukung.
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
Contoh Surat Izin Sekolah (Kebutuhan Keluarga)
[Tanggal Surat]
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah [Nama Sekolah]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nomor: [Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
Alamat: [Alamat Lengkap]
Adalah orang tua/wali dari:
Nomor: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS/NISN: [Nomor Induk Siswa]
Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Lengkap Siswa]tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar selama 2 hari, yaitu tanggal [Tanggal Mulai] dan [Tanggal Selesai] karena ada keperluan keluarga. Kami sekeluarga harus menghadiri pernikahan saudara di luar kota.
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]
[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
Tips Tambahan dalam Membuat Surat Izin Sekolah
- Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari menggunakan bahasa sehari-hari atau bahasa gaul.
- Tulis dengan Rapi dan Mudah Dibaca: Jika surat ditulis tangan, pastikan tulisannya rapi dan mudah dibaca. Lebih baik lagi jika surat diketik.
- Periksa Kembali Surat Izin: Sebelum menyerahkan surat izin, periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang terlewat.
- Serahkan Surat Izin Tepat Waktu: Usahakan untuk menyerahkan surat izin sesegera mungkin, idealnya sebelum siswa absen.
- Simpan Salinan Surat Izin: Simpan salinan slip izin jika diperlukan di kemudian hari.
Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan informatif. Surat izin yang baik akan membantu siswa menjaga catatan absensi yang baik dan menghindari masalah dengan pihak sekolah. Selalu ingat untuk berkomunikasi dengan pihak sekolah jika ada masalah absensi yang kompleks atau berkelanjutan.