contoh surat dinas sekolah
Contoh Surat Dinas Sekolah: Panduan Lengkap dan Template
Surat dinas sekolah merupakan dokumen formal yang dikeluarkan oleh institusi pendidikan, dalam hal ini sekolah, untuk berbagai keperluan administratif dan komunikatif. Pemahaman mendalam mengenai struktur, format, dan isi surat dinas sekolah sangat krusial bagi staf administrasi, guru, dan bahkan siswa yang terlibat dalam organisasi intra sekolah (OSIS). Artikel ini menyajikan panduan lengkap, dilengkapi dengan contoh-contoh konkret, untuk membantu Anda menyusun surat dinas sekolah yang efektif dan profesional.
Komponen Utama Surat Dinas Sekolah
Setiap surat dinas sekolah, terlepas dari tujuannya, harus mengandung komponen-komponen berikut:
-
Kop Surat (Kepala Surat):
- Nama Sekolah: Ditulis dengan huruf kapital dan dicetak tebal.
- Alamat Lengkap Sekolah: Menyertakan jalan, nomor, kelurahan/desa, kecamatan, kota/kabupaten, kode pos, dan nomor telepon.
- Logo Sekolah: Ditempatkan di sisi kiri atau tengah kop surat.
- Email dan Website Sekolah (Opsional): Mencantumkan informasi kontak digital sekolah.
Contoh:
SMA NEGERI 1 YOGYAKARTA
Jalan Gajah Mada No. 1, Gondomanan, Yogyakarta, 55122
Telp. (0274) 1234567, Email: [email protected], Website: www.sman1yogya.sch.id -
Nomor Surat:
- Format: Biasanya terdiri dari kode sekolah, nomor urut surat, bulan, dan tahun.
- Contoh : 421.3/001/SMAN1-YK/VIII/2023 (421.3 : Kode klasifikasi huruf, 001 : Nomor urut, SMAN1-YK : Kode Sekolah, VIII : Agustus 2023 : Tahun).
-
Sifat Surat (Opsional):
- Menunjukkan tingkat urgensi surat.
- Pilihan: Sangat Segera, Segera, Biasa.
-
Lampiran:
- Menyebutkan jumlah dokumen yang disertakan (jika ada).
- Contoh: Lampiran: 1 (satu) berkas.
-
Perihal/Hal:
- Judul singkat yang menggambarkan isi surat.
- Contoh: Perihal: Permohonan Izin Mengadakan Kegiatan Perkemahan.
-
Tanggal Surat:
- Menunjukkan tanggal surat dibuat.
- Contoh: Yogyakarta, 17 Agustus 2023.
-
Yth. (Yang Terhormat):
- Ditujukan kepada penerima surat.
- Contoh: Yth. Bapak/Ibu Wali Murid Kelas XII IPA 1.
-
Isi surat:
- Salam Pembukaan: Contoh: Hormat kami,
- Paragraf Pembuka: Menyatakan maksud dan tujuan surat secara ringkas.
- Isi Surat (Batang Tubuh): Penjelasan detail mengenai informasi yang ingin disampaikan. Gunakan bahasa yang formal, lugas, dan efektif.
- Paragraf Penutup: Menyatakan harapan atau ucapan terima kasih.
-
Salam Penutup:
- Contoh: Hormat kami,
-
Tanda Tangan dan Nama Jelas:
- Ditandatangani oleh pihak yang berwenang (Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Ketua OSIS, dll.).
- Dibubuhi stempel/cap sekolah.
-
Departemen:
- Menyebutkan jabatan penandatangan surat.
- Contoh: Kepala Sekolah.
-
Tembusan (Jika Ada):
- Menyebutkan pihak-pihak yang menerima salinan surat.
- Contoh: Tembusan: 1. Kepala Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta; 2. Arsip.
Contoh-Contoh Surat Dinas Sekolah dan Penjelasannya
Berikut adalah beberapa contoh surat dinas sekolah yang sering digunakan, beserta penjelasannya:
Contoh 1: Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah
[Kop Surat Sekolah]
Nomor: 421.2/005/SMAN2-JKT/IX/2023
Sifat: Biasa
Lampiran: –
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Study Tour
Yth. Bapak/Ibu Wali Murid Kelas XI IPS
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan program kerja sekolah tahun ajaran 2023/2024, kami beritahukan bahwa SMA Negeri 2 Jakarta akan mengadakan kegiatan study tour ke Bandung pada tanggal 25-27 September 2023.
Kegiatan ini bertujuan untuk memperluas wawasan siswa mengenai sejarah, budaya, dan industri kreatif di Bandung. Adapun biaya yang diperlukan untuk kegiatan ini adalah Rp. 500.000,- (Lima Ratus Ribu Rupiah) per siswa. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer ke rekening sekolah atau secara tunai di bagian administrasi sekolah paling lambat tanggal 15 September 2023.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan dan Stempel Sekolah]
Drs. Budi Santoso, M.Pd.
Kepala Sekolah
Tembusan:
- Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
- Arsip
Penjelasan: Surat ini memberitahukan wali murid mengenai kegiatan study tour yang akan diadakan sekolah, termasuk tujuan, waktu, biaya, dan cara pembayaran.
Contoh 2: Surat Permohonan Izin Menggunakan Fasilitas Sekolah (OSIS)
[Kop Surat Sekolah]
Nomor: 001/OSIS/SMAN1-BDG/VIII/2023
Sifat: Biasa
Lampiran: 1 (satu) proposal
Perihal: Permohonan Izin Menggunakan Aula Sekolah
Yth. Bapak Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Bandung
di Bandung
Dengan hormat,
Kami, pengurus OSIS SMA Negeri 1 Bandung, bermaksud untuk mengajukan permohonan izin penggunaan aula sekolah untuk kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Siswa (LDKS) yang akan diselenggarakan pada tanggal 12-13 Agustus 2023.
Kegiatan LDKS ini bertujuan untuk meningkatkan jiwa kepemimpinan, keterampilan organisasi, dan rasa tanggung jawab siswa. (Rincian kegiatan terlampir dalam proposal).
Besar harapan kami agar Bapak dapat memberikan izin penggunaan aula sekolah untuk kegiatan ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan dan Stempel OSIS (disahkan oleh Pembina OSIS)]
[Tanda Tangan Pembina OSIS]
Rina Marlina, S.Pd.
Pembina OSIS
[Tanda Tangan Ketua OSIS]
Andi Wijaya
Ketua OSIS
Menyetujui,
[Tanda Tangan dan Stempel Sekolah]
Drs. Agus Salim, M.M.
Kepala Sekolah
Penjelasan: Surat ini diajukan oleh OSIS untuk meminta izin menggunakan fasilitas sekolah. Perhatikan bahwa surat OSIS biasanya disahkan oleh Pembina OSIS dan disetujui oleh Kepala Sekolah.
Contoh 3: Surat Keterangan Sekolah Aktif
[Kop Surat Sekolah]
Nomor: 421.2/010/SMKN3-SMG/X/2023
Sifat: Biasa
Lampiran: –
Perihal: Surat Keterangan Aktif Sekolah
Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala Sekolah SMK Negeri 3 Semarang, menerangkan bahwa:
Nama: Siti Nurhayati
NISN: 0051234567
Kelas: XII TKJ 1
Program Keahlian: Teknik Komputer dan Jaringan
Adalah benar siswa aktif pada SMK Negeri 3 Semarang tahun ajaran 2023/2024.
Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan pengajuan beasiswa.
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Semarang, 20 Oktober 2023
Kepala Sekolah,
[Tanda Tangan dan Stempel Sekolah]
Dra. Retno Wulandari, M.Kom.
NIP. 196807171994032001
Penjelasan: Surat ini memberikan keterangan bahwa seorang siswa benar-benar aktif bersekolah di sekolah tersebut. Biasanya diperlukan untuk keperluan administrasi seperti pengajuan beasiswa atau pembuatan kartu identitas. Perhatikan pencantuman NIP (Nomor Induk Pegawai) Kepala Sekolah.
Tips Menyusun Surat Dinas Sekolah yang Efektif
- Gunakan Bahasa Formal dan Baku: Hindari penggunaan bahasa slang atau bahasa sehari-hari.
- **Sampaikan Informasi Secara Jelas dan